KI steigert die Effizienz und das Qualitätsniveau von Audits

Die Rolle der KI-Technologie in der Auditpraxis: Erhöhen der Effizienz und des Qualitätsniveaus

In der heutigen Geschäftswelt spielen Audits eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Qualität und Compliance in Unternehmen. Die Einbindung von künstlicher Intelligenz (KI) in den Auditprozess bietet hier eine wichtige Möglichkeit, um die Effizienz und das Qualitätsniveau von Audit-Berichten zu steigern. Appaflex® hat einen KI-Assistent entwickelt, der den Audit-Prozess unterstützt und konkrete Vorteile bringt. Das bedeutet, statt hochfliegender Ideen für den KI-Einsatz eine schrittweise Einführung bei konkreten Aufgaben mit einem klaren Nutzen-/Aufwand-Verhältnis.

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1. Verbesserungen für Auditoren durch Appaflex^®

Auditoren sind ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Arbeit zu beschleunigen und gleichzeitig die erhaltenen Resultate zu verbessern. Die KI-Technologie, insbesondere durch integrative Einbindung durch den Appaflex^® Auditmanager, bietet hier wertvolle Unterstützung.

Vorteile für Internal Auditors:‍

• Klarere Formulierung:
  Die durch KI generierten Texte sind präzis und in einer Formulierung, die weiter bearbeitet und finalisiert werden kann.
• Effizienzsteigerung:
  Der Einsatz des Appaflex^® KI-Assistenten beschleunigt nicht nur die Erstellung von Texten, sondern ermöglicht es auch, sich intensiver mit den ausformulierten Vorschlägen der KI zu beschäftigen und letztlich die Qualität der Berichte zu steigern.
• Erhöhte Transparenz:
  Die klare Struktur und die standardisierten Formate, die durch das System vorgeschlagen werden, führen zu einer erhöhten Transparenz in allen Kommunikationsebenen. Die im KI-Assistenten eingegebenen Antworten auf die Fragestellungen werden ebenfalls gespeichert und können für QS-Zwecke ausgewertet werden.
• Verbesserte Dokumentation:
  Die Möglichkeit, frühere Eingaben und Rückmeldungen zu speichern und wiederzuverwenden, unterstützt die schnelle und standardisierte Weitergabe von Wissen während des Audits.
• Flexibilität:
  Die Anpassbarkeit des Systems an bestehende Prozesse und die Möglichkeit, verschiedene Sprachen zu unterstützen (z.B. Deutsch, Französisch, Englisch), fördern die Integration des KI-Assistenten in eine Vielzahl von Anwendungsfällen.

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2. Nutzen für Entscheidungsträger

Entscheidungsträger, wie die Leitung des Internen Audits, die Geschäftsleitung oder Audit boards, profitieren von einer erhöhten Transparenz und einer klareren Kommunikation, die durch KI-basierte Audits ermöglicht wird. Dies steht im Einklang mit den Erwartungen einer modernisierten Unternehmensführung, die auf solide, von KI unterstützte Daten angewiesen ist.

Vorteile für Entscheidungsträger:

• Einfache und verständliche Berichte:
  Audits werden in einer klaren und leicht verständlichen Form ausgeführt, was die Diskussion und die Entscheidungsfindung wesentlich erleichtert.
• Reduzierter Zeitaufwand:
  Gerade in größeren Unternehmen wird der Zeitaufwand für die Prüfung und Dokumentation erheblich reduziert, was zu einer höheren Produktivitätsquote führt.
• Verbessertes Vertrauen:
  Die durch KI erzeugten und dann von menschlichen Experten überprüften Berichte geniessen ein höheres Vertrauensniveau, da sie auf einem konsistenten und standardisierten Ansatz basieren.

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3. Optimierungen im QS-Prozess

Der KI-Assistent von Appaflex^® ist nicht nur auf den Audit-Prozess ausgerichtet, sondern kann auch zur Verbesserung des Qualitätssicherungsprozesses (QS) beitragen. Durch die Speicherung von Inhalten und die Wiederverwendbarkeit von Prompts und Antworten für verschiedene Anwendungen wird der Prozess optimiert und standardisiert.

Vorteile für QS:

• Erweiterte Dokumentation:
  Der Einsatz von KI-Assistenten ermöglicht eine breitere Dokumentation von Geschäftsprozessen und Auditeinsichten, die für zukünftige Projekte und die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen nützlich ist.
• Verbesserte Vorgaben:
  ‍Die klaren, durch KI generierten Vorgaben – speziell im Bereich der Umsetzungskontrolle – erleichtern die spätere Beurteilung de reingereichten Massnahmen.
• Steigende Akzeptanz:
  Auditeinsichten und empfohlene Verbesserungen können nahtlos an Mitarbeiter und Führungskräfte weitergegeben werden, was die Akzeptanz deutlich steigert.

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Ausblick:

Anwendungspakete für Audit- und QS-Prozesse

Die kontinuierliche Weiterentwicklung des Appaflex^® Auditmanagers und den KI-Systemen führt mittlerweile auch zu spezifischen Anwendungspaketen, die auf die einzigartigen Anforderungen von Unternehmungen und Audit-Teams zugeschnitten sind. So wurden bereits spezielle Pakete entwickelt, die Unterstützung bei der Feststellung und Auswertung von Abweichungen (Situation entspricht nicht der Erwartung) ermöglichen. Diese Entwicklung ist ein klares Zeichen dafür, dass KI-Technologie nicht nur hier und jetzt, sondern auch in Zukunft ein wichtiger Partner für interne Auditoren und Qualitätssicherer sein wird. Durch die fortschreitende technologische Entwicklung und Anpassung an spezifische Anforderungen werden KI-Assistenten zukünftig in der Lage sein, noch präzisere und individuelle Unterstützung im Audit- und QS-Prozess zu leisten.

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Lead für zukünftige Berichte

Die Zukunft der Audit- und QS-Prozesse steht bei der fortlaufenden Integration von KI-Assistenten, wie dem von Appaflex^®. Dazu tragen nicht nur die technologischen, sondern auch die rentabilitäts- und qualitätsorientierte Vorteile bei. Regelmässige Berichte und Artikel, im Dialog mit den Stakeholdern, den Auditors, Managern und KI-Experten, werden die Anforderungen und Möglichkeiten dieser Entwicklung aufzeigen und den Weg ebnen, um die Auditpraxis auf ein neues Niveau zu heben.

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Wann und wie sollten Sie den Appaflex^® Auditmanager in Betracht ziehen?

• Nutzen Sie die Gelegenheit für ein Pilotprojekt.
  Für viele Unternehmen bietet die Nutzung eine Audit Software wie dem Auditmanager von Appaflex die Möglichkeit, Audit Prozesse kostengünstig und effizient zu optimieren.
• Integrieren Sie Appaflex in Ihr bestehendes System.
  Statt eines kompletten Wechsels kann der Auditmanager in vieler Hinsicht als Ergänzung bereits bestehender Software- und Prozessstrukturen beitragen, z.B. als ideale Ergänzung an ein bestehendes Dokumentensystem (DMS).
• Binden Sie die Stakeholder ein.
  Die Integration der Stakeholder und auch der Geprüften vereinfacht den Informationsfluss und optimiert die Abläufe (Hol- statt Bring-Prinzip). Dabei erhält jede Zielgruppe genau die für sie jeweils relevanten Informationen übersichtlich und kompakt aufbereitet. Mit ansteigender Akzeptanz und Verfeinerung der Portallösungen bietet sich hier ein unverzichtbarer Beitrag zur Modernisierung und Effizienzsteigerung von Audit- und QS-Prozessen.
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Schritte zur Einführung des Appaflex^® Auditmanager mit KI-Assistent

1. Projektvorbereitung:
   Definieren Sie Ihr Ziel, Ihre zu erfüllenden Anforderungen und das erwartete Ergebnis. Erörtern Sie diese mit Entscheidungsträgern und relevanten Stakeholdern.
2. Pilotprojekt:
   Setzen Sie ein kleines Pilotprojekt um, um die ersten Erfahrungen mit dem Auditmanager mit KI-Assistenten zu machen.
3. Evaluation:
   Sammeln Sie Feedback von Nutzern (Auditors, Managern) und bewerten Sie die Ergebnisse.
4. Weiterentwicklung:
   Basierend auf den Erfahrungen und dem Feedback planen Sie die Weiterentwicklung der Lösung an den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens auszurichten.
5. Rolle des KI-Assistenten im laufenden Betrieb:
   Gewinnen Sie Entscheidungsträger für die ständige Nutzung von Appaflex im Rahmen der Audits und des QS-Prozesses.

Die Arbeit mit KI-Integrationen in der Audit Software Auditmanager kann die Operationen von internen Auditors und Qualitätssicherungsteams transformieren, indem sie die Effizienz steigern, die Berichterstattung verbessern und die Compliance erhöhen. Durch diese Massnahmen tragen sie insgesamt zur Stärkung der Unternehmensposition bei.

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Fazit :

Die Integration des KI-Assistenten von Appaflex^® in den Audit-Prozess bietet erhebliche Verbesserungen. Sie helfen Auditoren, ihre Berichte effizienter und präziser zu erstellen, was wiederum für Entscheidungsträger und für den gesamten QS-Prozess von Vorteil ist. Die durch KI-Technologie ermöglichten Verbesserungen tragen langfristig dazu bei, die Qualität von Audits und die Effizienz von Unternehmungen zu erhöhen. Für Unternehmen, die nach nachhaltigen und präzisen Wegen suchen, ihre internen und externen Audits zu lenken, ist der Einsatz des KI-Assistenten von Appaflex^® genauso sinnvoll wie notwendig.

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